Conocé cómo nuestro nuevo módulo permite importar facturas con IA, agilizar la carga de gastos y digitalizar comprobantes en la gestión de consorcios.
La carga manual de gastos y comprobantes suele ser uno de los procesos que más tiempo consume en la administración de consorcios. Para agilizar y optimizar esta tarea, AdminProp presenta su nuevo módulo de importación de facturas con Inteligencia Artificial (IA).
A continuación, detallamos las características principales de esta actualización y cómo implementarla en la gestión diaria para reducir errores y automatizar procesos.
Funcionalidad Drag & Drop (Arrastrar y Soltar)
El sistema permite una carga masiva y directa mediante la acción de arrastrar y soltar los archivos (en formato PDF o imágenes) directamente en la pantalla de la plataforma.
- Lote de importación: Es posible subir hasta 50 archivos en simultáneo.
- Límite de tamaño: El peso máximo permitido por lote es de 25 MB.
- Gestión ágil: Si el administrador necesita agregar comprobantes adicionales, puede sumarlos al lote existente en pantalla sin interrumpir ni reiniciar el proceso de los documentos previos.
Arquitectura del sistema: Eficiencia en tres pasos
Para garantizar velocidad de respuesta y precisión en la carga, el sistema no depende exclusivamente de la Inteligencia Artificial, sino que utiliza un proceso híbrido de tres niveles:
- Lectura de QR de ARCA (ex AFIP): El primer paso consiste en escanear el código QR del comprobante para extraer datos exactos y fehacientes, tales como el CUIT de origen y destino, el importe y la fecha de emisión.
- Extracción de texto (OCR): Si el comprobante carece de código QR (por ejemplo, en el caso de tickets o fotografías parciales), el sistema analiza el texto del documento para rescatar la información faltante.
- IA Multihilo: Por último, se utilizan motores avanzados de Inteligencia Artificial (como OpenAI, Claude o Gemini) para interpretar los campos más complejos, como la descripción detallada del gasto. Al realizar las consultas de forma paralela (multithreading), el tiempo de procesamiento de diez facturas es prácticamente el mismo que el de una sola.
Autoaprendizaje y parametrización inteligente
El nuevo módulo está diseñado para aprender de las acciones del administrador, reduciendo la fricción y el trabajo manual mes a mes:
- Reconocimiento por número de cliente/medidor: En boletas de servicios (Edenor, Metrogas, AySA, etc.) que no incluyen el CUIT del consorcio, el sistema asocia en la primera carga el consorcio y en las futuras importaciones, la asignación del consorcio será automática.
- Alta automática de proveedores: Al detectar un CUIT de origen no registrado, el sistema consulta los datos fiscales en ARCA y crea el nuevo proveedor de forma automática en la base de datos.
- Conceptos y columnas predeterminadas: El sistema registra la parametrización histórica. Si una factura de mantenimiento se asignó previamente a una columna y concepto específico, la próxima vez que se importe una factura de ese proveedor, se propondrá esa misma configuración por defecto.
Prevención de duplicados y lectura de cargas sociales
Para mantener la prolijidad contable, el sistema incluye alertas de duplicación. Si detecta el intento de carga de una factura ya registrada (coincidencia de proveedor, importe y número), emitirá una advertencia consultando si se desea pisar (reemplazar) la información anterior o duplicar el gasto.
Además, el sistema está capacitado para reconocer y procesar cargas sociales. Al importar boletas como las de SUTERH, FATERYH o SERACARH, la herramienta identifica automáticamente los montos de aportes, contribuciones y sus respectivas fechas de vencimiento.
Digitalización automática para los vecinos
Una de las grandes ventajas operativas de este módulo es que, al importar la factura, esta queda inmediatamente digitalizada y vinculada al gasto. Al momento de liquidar las expensas, los propietarios e inquilinos podrán visualizar el comprobante original directamente desde la App o la plataforma web, brindando total transparencia sin requerir un trabajo de escaneo manual por parte de la administración.